Điều hành một doanh nghiệp chắc chắn không phải là một công việc dễ dàng. Ngay cả đối với một doanh nghiệp nhỏ, việc vận hành và điều hành doanh nghiệp cũng rất khó khăn vì có quá nhiều thứ bạn cần cân nhắc. Tất nhiên, nó trở nên dễ dàng hơn khi nhóm của bạn phát triển. Vì chúng ta đang sống trong thời đại mà mọi người đều sử dụng internet và mạng xã hội hàng ngày trong cuộc sống nên hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng nó để làm lợi thế cho mình. Sử dụng phương tiện truyền thông để xây dựng thương hiệu cho một công ty và quảng bá sản phẩm của mình là một bước đi rất thông minh.

Tuy nhiên, khi một số yếu tố thay đổi, chúng cũng ảnh hưởng đến quy trình truyền thông của công ty. Nếu bạn nhận thấy rằng hiệu suất và doanh số bán hàng của công ty bạn có vẻ trì trệ hoặc thậm chí tệ hơn là hoạt động kém hiệu quả hơn, thì đã đến lúc thực hiện phân tích quy trình làm việc. Đánh giá lại các quy trình trong công ty của bạn và cố gắng tìm ra những điểm yếu. Khi bạn đã xác định được điểm yếu của công ty mình, đã đến lúc tối ưu hóa quy trình làm việc. Vì phương tiện truyền thông ngày nay được sử dụng rộng rãi nên chúng tôi đã quá hạn để tập trung tối ưu hóa quy trình truyền thông.

Tại sao tối ưu hóa luồng công việc truyền thông lại quan trọng?

Khi tạo nội dung cho phương tiện truyền thông, điều rất quan trọng là nội dung được cung cấp phải có chất lượng tốt. Hơn nữa kể từ ngày nay, phương tiện truyền thông xã hội là phương tiện được sử dụng nhiều nhất. Nếu nội dung được trình bày trước công chúng không tốt hoặc nếu nó đến sai đối tượng, bạn sẽ không nhận được kết quả mong muốn. Khi tạo nội dung cho phương tiện truyền thông xã hội của công ty, bạn không chỉ cần chụp ảnh hoặc quay video sản phẩm của mình. Nhóm nên trải qua toàn bộ quá trình. Cần có thiết lập mục tiêu, động não, nghiên cứu, sản xuất nội dung, phân tích, chỉnh sửa, phân phối và phản hồi nội dung.

Sử dụng tối đa lĩnh vực truyền thông cho phép các công ty tạo, chia sẻ và quảng cáo nội dung tốt hơn. Nó cũng cho phép công ty có một dòng chảy trôi chảy hơn. Quy trình càng bóng bẩy thì môi trường hoạt động càng hiệu quả. Do đó, điều này cho phép công ty đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan nội bộ và khách hàng mà không ảnh hưởng đến các bộ phận khác như đẩy deadline hay ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.

Mẹo để tối ưu hóa quy trình truyền thông của bạn

Mục tiêu đề ra

Trong mọi kế hoạch bạn thực hiện, việc đặt mục tiêu là rất quan trọng. Đặt mục tiêu là cách bạn nhìn thấy sự tiến bộ của công ty mình. Đặt mục tiêu để xem nhóm của bạn đang làm như thế nào. Tạo các mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời (SMART). Ví dụ: nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ và bạn quảng cáo sản phẩm của mình trên Facebook, bạn không thể mong đợi nó ngay lập tức nổi lên hoặc nhận được nhiều sự chú ý. Đừng mong đợi nó sẽ nhận được hàng ngàn lượt chia sẻ và phản ứng. Giữ kỳ vọng của bạn thực tế.

Sử dụng phần mềm

Để có thể sử dụng mục tiêu SMART, hãy thử sử dụng phần mềm tối ưu hóa phương tiện. Có nhiều tính năng trong phần mềm có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình truyền thông của mình. Ví dụ: gửi email cho nhóm của bạn có thể không hiệu quả lắm vì rất có thể nó sẽ bị chôn vùi dưới rất nhiều email khác. Vì vậy sẽ hiệu quả hơn nếu sử dụng tính năng nhắc việc trong phần mềm này để họ được nhắc và có thể nhìn thấy ngay lập tức. Sử dụng các phương pháp nhắc nhở cho phép quy trình làm việc suôn sẻ hơn.

Tự động hóa nếu có thể

Tự động hóa rất hữu ích khi nói đến kinh doanh. Tận dụng lợi thế của công nghệ. Tự động hóa mọi thứ bạn có thể. Giao những nhiệm vụ nhàm chán cho công nghệ và những nhiệm vụ do con người thực hiện là dành cho bạn và nhóm của bạn. Hãy thử tự động tính tiền điện, wifi, nước hàng tháng của công ty. Tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt. Làm như vậy cho phép toàn bộ quy trình làm việc chạy nhanh hơn và mượt mà hơn. Điều này tạo ra một môi trường hiệu quả và hiệu quả cho phép các công ty tạo ra nội dung chất lượng.